¿Qué es el Sistema de Gestión de Profes DECAM?
Un sistema completo pensado para profes de artes marciales y disciplinas de contacto. Gestioná alumnos, cobros, asistencia, graduaciones, caja y eventos desde cualquier dispositivo — celular, tablet o computadora.
Cómo registrarse
Ingresá a la URL del sistema y hacé clic en Crear cuenta. Completá tu nombre, email y contraseña. Tu cuenta queda en estado pendiente hasta que el administrador DECAM la apruebe. Aprobamos en menos de 24 horas hábiles y te avisamos por WhatsApp cuando podés ingresar.
Cómo ingresar
Ingresá tu email y contraseña en la pantalla de inicio y hacé clic en Ingresar →. Tu sesión se mantiene activa en el dispositivo.
La navegación — 8 secciones
El menú lateral tiene exactamente 8 secciones, sin duplicaciones:
| Sección | Para qué sirve |
|---|---|
| ⬡ Inicio | KPIs, deudores, cumpleaños, últimos cobros y estadísticas |
| 👥 Alumnos | Alta, ficha completa, historial de cada alumno |
| ◈ Clases | Grupos con sus alumnos + horarios y sedes |
| ◷ Asistencia | Tomar lista e historial completo |
| 💰 Finanzas | Cobros, caja (egresos/saldo) e impresión |
| 🥋 Graduaciones | Historial de grados y certificados |
| 🏆 Eventos | Torneos, exámenes y su contabilidad |
| ⚙ Configuración | Perfil, planes, conceptos de cobro |
Atajos de teclado
Para moverse rápido sin tocar el mouse:
N → Nuevo alumno · A → Alumnos · P → Finanzas · D → Inicio
G → Clases · C → Finanzas/Caja · E → Eventos · / → Buscar · Esc → Cerrar
KPIs en tiempo real
Al entrar ves 4 indicadores clave actualizados automáticamente:
- Alumnos activos — cantidad total y grupos activos
- Cobrado este mes — con tendencia vs el mes anterior (↑↓)
- Cobranza del mes — % de alumnos que ya pagaron, con barra de progreso verde/amarillo/rojo
- Con deuda — cantidad de alumnos que no pagaron este mes
Pendientes de pago
Lista de alumnos que no pagaron el mes actual. Por cada uno tenés dos botones:
- 💬 Recordar — abre WhatsApp con un mensaje pre-armado de recordatorio
- $ Cobrar — abre el modal de pago con el alumno ya seleccionado
Cumpleaños del mes
Lista automática ordenada por fecha. El botón 🎉 Felicitar abre WhatsApp con un mensaje listo para enviar.
Últimos cobros y alumnos recientes
Vista rápida de los últimos alumnos agregados (con badge de cuota al día/debe) y los últimos cobros registrados.
📊 Estadísticas y análisis (colapsable)
Al final de Inicio hay una sección 📊 Estadísticas y análisis. Hacé clic para expandirla. Muestra:
- KPIs financieros: cobrado, ganancia neta, retención
- Gráfico de ingresos y neto de los últimos 6 meses
- Ingresos por tipo de cobro
- Alumnos en riesgo de abandono (sin asistencia hace 10+ días)
- Top 5 alumnos por asistencia
El botón ⬇ CSV exporta todos tus datos a Excel desde ahí mismo.
Semáforo de cuotas
En la tabla cada fila muestra ✓ Al día o ⚠ Debe según si pagó o no el mes actual.
Cobro rápido desde la tabla
Cada fila tiene el botón $ Cobrar que abre el modal de pago directamente con el alumno pre-seleccionado — sin tener que abrir la ficha.
Registrar un alumno nuevo
Hacé clic en + Nuevo alumno o presioná N. Si es menor de edad, activá el toggle para habilitar los campos del responsable.
Ficha del alumno — 4 pestañas
Hacé clic en Ver ficha para abrir la ficha completa:
- Datos — información personal, clases asignadas, responsable si es menor
- Grados — grado actual destacado + historial de graduaciones
- Pagos — historial completo de cobros + total histórico + botón cobrar rápido
- Asistencia — porcentaje, presentes/ausentes y últimas 30 clases
Desde el pie de la ficha podés ✏️ Editar, 🖨 Imprimir ficha o 💬 Enviar mensaje por WhatsApp.
🔗 Portal Personal del Alumno
En la ficha de cada alumno aparece una franja destacada Portal Personal del Alumno. Al tocarla se abre un modal con:
- Preview visual de cómo verá el alumno su portal
- Link copiable con un clic
- Botón Enviar por WhatsApp — abre directo el chat con el alumno con el mensaje ya redactado
- Botón Compartir — usa el menú nativo del celular
El link es único e intransferible por alumno. El alumno lo abre sin necesidad de crear una cuenta y ve su ficha, asistencia y pagos en tiempo real.
Búsqueda global
El campo Buscar... en el topbar busca en tiempo real en alumnos (nombre, DNI, WhatsApp), cobros (por concepto) y graduaciones (por grado). Hacé clic en un resultado para ir directo a ese registro. Atajo: /.
La sección Clases tiene dos pestañas:
Tab ◈ Grupos
Vista principal. Cada tarjeta muestra una clase con sus alumnos inscriptos como pills. Desde acá podés:
- + Inscribir alumno — agregar un alumno a esa clase
- 💬 Mensaje grupal — abrir WhatsApp con un mensaje para todos
- ✏️ Editar — modificar nombre, horario, disciplina, días, sede
- 🖨 Imprimir lista — listado de alumnos del grupo
- ✕ Eliminar — dar de baja la clase
Tab ▦ Horarios y sedes
Vista de configuración. Muestra las sedes activas (nombre y dirección) y las clases con su horario en formato compacto. Desde acá podés + Sede para agregar una nueva ubicación.
Crear una clase nueva
Hacé clic en + Nueva clase (disponible en ambas pestañas). Completá nombre, disciplina, nivel, días, horario, duración y sede.
Para inscribir alumnos a una clase también podés hacerlo desde la ficha del alumno → pestaña Datos → sección Clases asignadas.
Tomar asistencia
Pestaña 📋 Tomar asistencia: seleccioná la clase y la fecha. Aparece la lista de alumnos, todos sin estado por defecto.
Tocá cualquier fila para cambiar el estado — cada toque cicla entre tres estados:
- — (sin marcar) — estado inicial, no se registra al guardar
- Presente (verde) — primer toque
- Ausente (rojo) — segundo toque
- Tercer toque vuelve a sin marcar
Solo se registran los alumnos que tengan algún estado marcado. Los que quedan en "—" no generan ningún registro.
Al terminar: Guardar asistencia para confirmar, o Cancelar para resetear todos a sin marcar.
Si un alumno no está inscripto en el grupo pero asistió, podés marcarlo presente igualmente. El sistema te pedirá una observación para registrar el motivo.
Historial completo
Pestaña 📊 Historial: filtrá por clase, alumno y rango de fechas. La vista por defecto muestra los últimos 30 días.
- Por clase — grilla con alumnos en filas y fechas en columnas (máx. 20 columnas), con % al final
- Por alumno — lista de cada clase con fecha y estado
Imprimir lista de asistencia
El botón 🖨 Imprimir en la sección "Tomar asistencia" abre un menú con 5 opciones:
- 📋 Todos los alumnos — lista completa con el estado actual de cada uno
- ✅ Solo presentes — solo los marcados como presentes
- ❌ Solo ausentes — solo los marcados como ausentes
- ⬜ Sin marcar — alumnos que todavía no tienen estado registrado
- 📄 Lista en blanco — sin estados, para completar a mano en el tatami
Imprimir historial
El botón 🖨 Imprimir en la pestaña 📊 Historial genera una tabla con nombre, presentes, ausentes y % por alumno del período filtrado.
📶 Tomar asistencia sin internet
El sistema funciona sin conexión específicamente para tomar asistencia — la situación más común en el gimnasio, donde el WiFi puede no llegar bien al tatami.
- Si ya iniciaste sesión antes en ese dispositivo, en la pantalla de login vas a ver el botón 📶 Acceder sin internet. Tocalo para entrar con tu sesión guardada, sin necesidad de contraseña.
- Una vez dentro, vas a ver tus alumnos y clases con normalidad, y podés tomar asistencia exactamente igual que con conexión.
- Vas a ver un aviso "Sin conexión — modo offline" en la pantalla mientras no haya internet.
- Apenas el dispositivo recupera conexión (Wi-Fi o datos), la asistencia tomada se sincroniza sola con el servidor — no necesitás hacer nada ni recargar la página.
El modo sin conexión es solo para asistencia. Pagos, Eventos, Planes, Graduaciones, Conceptos y Caja necesitan internet para funcionar — si intentás usarlos sin conexión, el sistema te lo va a indicar claramente en lugar de mostrar información que podría estar desactualizada.
Si tomaste asistencia sin internet y después de un rato sigue sin sincronizarse, revisá que el dispositivo realmente tenga señal — algunas redes WiFi quedan "conectadas" sin tener salida real a internet. El sistema reintenta solo cada 15 segundos mientras haya algo pendiente.
Todo lo financiero en una sola vista, sin tabs.
Tab 💰 Cobros
Historial de cobros con selector de mes ‹ › para navegar entre períodos. Muestra 4 stats: cobrado, cantidad de cobros, efectivo y transferencia/MP.
Para registrar un cobro hacé clic en + Registrar cobro o desde la ficha del alumno (pestaña Pagos) o desde Inicio (botón $ Cobrar).
📲 Pedir transferencia
Al completar el monto y alumno en el modal de cobro, el botón 📲 Pedir transferencia genera automáticamente un mensaje de WhatsApp con el detalle del cobro (concepto, monto y alias/CBU si lo tenés configurado) listo para enviarle al alumno. Una vez que el alumno transfiere, volvés al modal y registrás el pago normalmente.
Para que el alias aparezca en el mensaje, configuralo en ⚙ Configuración → Alias / CBU para transferencias.
Al registrar un cobro seleccionás el concepto por chip:
📅 Cuota mensual · 📆 Cuota quincenal · 🥋 Clase suelta · 🏅 Examen/Graduación · 🏆 Torneo · 👕 Uniforme · 🥊 Equipamiento · 📚 Material · ✏️ Otro
Si el concepto tiene un costo configurado (ver Configuración), al seleccionarlo se pre-llena el precio y aparece el preview de ganancia neta en tiempo real.
Cada cobro tiene botón ✏️ para editar y 🖨 para imprimir el recibo.
Tab 📊 Caja
Vista contable real. Muestra todos los movimientos: lo que entra de alumnos (ingresos) y lo que sale hacia federaciones/proveedores (egresos). El saldo neto es lo que efectivamente queda.
- Navegación por mes con ‹ › — botón Ver todo para historial completo
- Resumen: ingresos / egresos / saldo neto real
- Filtros: Todo / Ingresos / Egresos
- Botón + Egreso (aparece en el header al estar en este tab) para registrar pagos a federaciones, compras, etc.
Tab 🖨 Imprimir
Herramientas de impresión centralizadas:
- Listado de alumnos — filtrable por clase, con columnas configurables (WhatsApp, Email, DNI, Fecha nac., Observaciones)
- Recibo de pago manual — para emitir un recibo formal sin que esté cargado en el sistema. Con opción de enviar por WhatsApp.
Los recibos de cobros ya registrados se imprimen directo desde el tab Cobros con el botón 🖨 de cada fila.
Registrar una graduación
Hacé clic en + Registrar graduación. Seleccioná el alumno, la disciplina, el grado anterior, el nuevo grado, la fecha y una nota opcional.
Editar una graduación
El botón ✏️ en cada fila abre el modal pre-llenado para corregir lo que necesites.
Editor de certificado
El botón 🖨 abre el editor completo con preview en tiempo real. Podés personalizar:
- Textos — título, introducción y texto antes del grado
- Firmantes — de 1 a 6, cada uno con nombre y cargo/jerarquía
- Color principal — 5 colores predefinidos o selector libre
- Estilo del borde — doble línea, línea simple o sin borde
- Mostrar/ocultar — logo, disciplina, grado anterior, nota, DNI, fecha
Hacé clic en 💾 Guardar estilo para que todas las graduaciones futuras usen la misma configuración. Luego 🖨 Imprimir para abrir la ventana de impresión — desde ahí podés guardar como PDF.
Impresión masiva
Tildá los checkboxes de las filas que querés imprimir (o usá el checkbox del encabezado para seleccionar todos). Aparece el botón 🖨 Imprimir seleccionados (N) que abre todos los certificados en una sola ventana, uno por página, listos para imprimir o guardar como PDF.
Grado actual en la ficha
El último grado registrado aparece automáticamente en la ficha del alumno (pestaña Grados) destacado como grado actual.
¿Qué es un evento?
Un torneo, examen de grado u otro evento grupal. Permite gestionar inscripciones, cobros individuales y egresos vinculados — y ver el neto real del evento.
Crear un evento
Hacé clic en + Nuevo evento. Completá nombre, tipo, organizador, precio por alumno y costo por alumno. Al completar precio y costo aparece el preview de ganancia neta.
Resumen financiero del evento
Cada tarjeta muestra en tiempo real: alumnos inscriptos, cobrado, egresado, neto real y margen %.
Detalle del evento
Hacé clic en Ver detalle. Desde ahí podés inscribir alumnos, cobrarles individualmente, registrar egresos vinculados e imprimir la lista de inscriptos.
Cuando cobrás a un alumno desde el evento, el pago se registra automáticamente en Finanzas/Cobros y en Caja — sin doble carga.
Datos personales y del lugar
Nombre, WhatsApp, email y datos de tu gimnasio/escuela/club. El nombre del lugar aparece en los recibos, certificados y fichas que imprimís.
Cargo / Título
Podés cargar tu cargo o título (Profesor, Maestra, Instructor, Sensei, etc.). Una vez guardado, aparece automáticamente en todos los recibos y certificados de graduación junto a tu nombre — por ejemplo: Profesor Christian Perez. Es opcional.
Alias / CBU para transferencias
Si cargás tu alias o CBU, el sistema lo incluye automáticamente en el mensaje de solicitud de pago que le enviás al alumno por WhatsApp. Así el alumno tiene los datos para transferir sin que tengas que escribirlos cada vez. Es opcional — si no lo cargás, el mensaje se envía igual sin ese dato.
Logo del gimnasio
Podés subir el logo de tu gimnasio, escuela o club desde la sección Mi gimnasio / escuela / club. Aceptá PNG o JPG de hasta 2MB. Una vez guardado, el logo aparece en el sidebar reemplazando las iniciales — lo ves en todo momento mientras trabajás en el sistema.
Usá una imagen con fondo transparente (PNG) para que quede mejor integrada al diseño oscuro del sistema.
Mis planes y tarifas
Configurá los planes que ofrecés (ej: "Plan mensual 2x semana — $30.000"). Sirven de referencia al inscribir alumnos.
Mis conceptos de cobro
Configurá conceptos frecuentes con precio sugerido y costo para calcular la ganancia neta automáticamente. Ejemplo:
- Nombre: "Torneo Provincial"
- Precio de venta: $10.000
- Tipo de costo: Porcentaje · 70%
Al seleccionar este concepto al cobrar, el sistema pre-llena el precio y muestra el neto ($3.000) en tiempo real.
Al entrar por primera vez, el sistema te guía con 3 pasos: creá una clase, sumá tus alumnos y empezá a registrar cobros. Una vez que tengas alumnos cargados, configurar los conceptos de cobro te ahorra mucho tiempo en el día a día.
Agregar a la pantalla de inicio
El sistema puede instalarse en tu celular como una app nativa sin pasar por ninguna tienda.
En Android (Chrome): abrí el sistema en Chrome → tocá el menú ⋮ → Agregar a pantalla de inicio.
En iPhone (Safari): abrí el sistema en Safari → tocá el ícono compartir □↑ → Agregar a pantalla de inicio.
Una vez instalada, se abre a pantalla completa sin la barra del navegador.
¿Mis datos son privados?
Sí. Cada profe solo ve sus propios alumnos, cobros y registros. La base de datos tiene seguridad RLS — técnicamente ningún otro profe puede acceder a tus datos.
¿Puedo usar el sistema desde el celular?
Sí, está optimizado para mobile. Podés instalarlo como app (ver Módulo 9).
Registré un cobro mal, ¿puedo corregirlo?
Sí. En Finanzas → tab Cobros → tocá el botón ✏️ de la fila correspondiente, corregí los datos y guardá.
¿Dónde están las estadísticas?
En la sección Inicio, al final de la página. Hacé clic en 📊 Estadísticas y análisis para expandirlas.
¿Puedo exportar mis datos?
Sí. Inicio → expandir Estadísticas → botón ⬇ CSV. Exporta alumnos, cobros, asistencia y caja.
¿Dónde registro los egresos?
En Finanzas → tab Caja → botón + Egreso (aparece en el header cuando estás en ese tab).
¿El historial de asistencia tiene límite?
No. Se guarda todo desde el primer día. La vista en pantalla muestra máximo 20 columnas de fechas, pero al imprimir se incluyen todos los registros del período que filtrés.
¿Dónde imprimo un recibo manual?
Finanzas → tab 🖨 Imprimir → sección "Recibo de pago". Para recibos de cobros ya registrados, usá el botón 🖨 en la fila del cobro dentro del tab Cobros.
¿Qué pasa si llevo alumnos a un torneo?
Creá un evento (Módulo 7), configurá el precio por alumno y el costo. Al cobrar cada alumno desde el evento, el pago se registra automáticamente en Finanzas.
¿Qué es el link del Portal del Alumno?
Es un link personalizado que podés compartir con cada alumno para que vea su ficha, asistencia y pagos sin necesidad de crear una cuenta. Lo generás desde la ficha del alumno tocando el botón 🔗 Portal. Ver Módulo 10 para más detalles.
¿El sistema funciona sin internet?
Sí, pero solo para tomar asistencia — es la situación más común en el gimnasio. Si ya iniciaste sesión antes en ese dispositivo, en la pantalla de login vas a ver el botón 📶 Acceder sin internet. Pagos, Eventos, Planes, Graduaciones, Conceptos y Caja necesitan conexión. Ver Módulo 4 (Asistencia) para más detalles.
¿Cómo registro un entrenamiento especial que no corresponde a ninguna clase habitual (torneo, recupero)?
Creá una clase nueva sin marcar ningún día en los chips de horario (por ejemplo "Eventos / Recuperos"). Al no tener días fijos asignados, podés tomar asistencia ahí cualquier fecha sin que el sistema te avise que no corresponde al día habitual.
¿Puedo cambiar la contraseña?
Sí. Configuración → sección Seguridad → completá la contraseña actual y la nueva.